Ihre TSE weiß alles. Nur nicht, wo das Bargeld geblieben ist.
Eigentlich wollte ich erst wieder etwas über elektronische Kassen schreiben, wenn der Gesetzgeber mit den Jahresänderungen für 2027/28 endlich fertig ist. Im Moment wird so viel diskutiert, geändert und wieder verworfen, dass ich lieber abwarten wollte, bis der ganze Spaß durch den Bundestag ist.
Aber manchmal lässt einen ein Thema einfach nicht in Ruhe.
Stellen wir uns eine Diskussion unter Steuerberaterkollegen vor. Es geht um elektronische Registrierkassen, TSE und die Frage, ob man eigentlich noch ein Kassenbuch benötigt.
Eine Meinung lautet: Wer eine elektronische Registrierkasse mit TSE hat, braucht kein zusätzliches Kassenbuch mehr.
Klingt zunächst einmal ganz wunderbar. Schließlich zeichnet die Kasse die Einnahmen manipulationsgeschützt auf, erstellt Tagesabschlüsse und liefert brav die Zahlen für die Buchhaltung.
Nur eine Kleinigkeit fehlt: Sie weiß nicht unbedingt, was mit dem Bargeld passiert.
Ob davon Waren eingekauft wurden? Keine Ahnung.
Ob Geld zur Bank gebracht wurde? Weiß sie nicht.
Ob der Unternehmer Bargeld privat entnommen hat? Auch nicht.
Jedenfalls dann nicht, wenn das Kassensystem solche Vorgänge überhaupt nicht erfasst.
Die Kasse liefert also Grundaufzeichnungen über die erfassten Kassenvorgänge. Ein vollständiges Kassenbuch ist das noch lange nicht.
Ich bin dankbar, wenn meine Mitarbeiter bei der Bearbeitung der Buchhaltung nicht einfach Zahlen übernehmen, sondern mitdenken, hinterfragen und auf mögliche Probleme hinweisen. Denn Steuerberatung beginnt nicht erst beim Jahresabschluss.
Zurück zu unserer fiktiven Kollegendiskussion.
Vielleicht hat jemand die Frage auch einer KI gestellt und die Antwort erhalten, dass eine elektronische Kasse mit TSE ein zusätzliches Kassenbuch überflüssig macht.
Das würde mich nicht einmal besonders überraschen. Mit einem ausreichend schlechten Prompt bekommt man schließlich auch von einer KI erstaunliche Antworten.
Und ein menschlicher Kollege kann ebenfalls nur die Frage beantworten, die ihm gestellt wird.
Vielleicht liegt das Problem also gar nicht bei der menschlichen oder künstlichen Intelligenz. Sondern beim Prompt oder eben der Fragestellung selbst.
Nun kommt der nächste Vorschlag: Dann führen wir die fehlenden Bargeldbewegungen eben in einer separaten Liste. Excel oder irgendein anderes Programm wird sich schon finden. Und einmal im Monat tragen wir alles nach.
Klingt praktisch. Ist es nur leider nicht.
Denn eine elektronische Kassenliste wird nicht dadurch ordnungsgemäß, dass man sie irgendwann ausfüllt. Wenn Einträge jederzeit unbemerkt verändert werden können, fehlt eine wesentliche Voraussetzung für ordnungsgemäße elektronische Aufzeichnungen.
Und einmal im Monat nachzutragen, was irgendwann mit dem Bargeld passiert ist, macht die Sache auch nicht besser.
Eine TSE ersetzt keine vollständige Kassenführung.
§ 146 AO verlangt, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden.
Warum das wichtig ist, lässt sich wunderbar an einem Beispiel erklären.
Morgens liegen 200 Euro in der Kasse. Tagsüber kommen 1.500 Euro bar dazu. Abends sind noch 400 Euro vorhanden.
Wo sind die übrigen 1.300 Euro?
Vielleicht wurden Waren eingekauft, vielleicht Geld zur Bank gebracht oder privat entnommen. Alles völlig in Ordnung. Solange es ordnungsgemäß aufgezeichnet wurde.
Jetzt stellen wir uns vor, das passiert nicht nur an einem Tag, sondern acht Wochen lang. Oder gleich zwölf Monate.
Jeden Tag zwischen 900 und 2.700 Euro Bareinnahmen. Im Durchschnitt also 1.800 Euro.
Nach acht Wochen stehen bei täglicher Öffnung und ohne erfasste Bargeldabgänge rechnerisch über 100.000 Euro in der Kasse. Nach zwölf Monaten mehr als 650.000 Euro.
Bei 650.000 Euro komme ich gerne persönlich vorbei und hole das Geld ab.
Vielleicht kommt aber auch vorher der Prüfer zur Kassennachschau und möchte den Bestand einmal nachzählen. Am besten in Ein-Cent-Stücken. Das dürfte eine ausgesprochen unterhaltsame Veranstaltung werden.
Vielleicht sollte ich statt eines Kassenbuchs einfach die Anschaffung eines Banktresors empfehlen. Bei diesem rechnerischen Bargeldbestand wäre das vermutlich ohnehin bald erforderlich.
Natürlich liegt dieses Geld nicht wirklich in der Schublade. Es wurde ausgegeben, eingezahlt oder entnommen.
Aber ohne ordnungsgemäße Aufzeichnungen lässt sich eben nicht nachvollziehen, wann und wofür.
Und genau deshalb muss eine Kassenführung jederzeit kassensturzfähig sein. Der rechnerische Bargeldbestand muss sich mit dem tatsächlich vorhandenen Geld abgleichen lassen.
Und nein, das kann auch der Steuerberater nicht nachträglich reparieren.
Selbstverständlich buchen wir das Kassenkonto in der Finanzbuchhaltung. Das gehört zu unseren Aufgaben.
Was wir aber nicht dürfen, ist, Monate später anhand eines Stapels Quittungen erstmals die Kassenaufzeichnungen eines Unternehmens zu erstellen und diese als zeitgerechte Kassenführung auszugeben.
Die ursprünglichen Bargeldbewegungen müssen im Unternehmen ordnungsgemäß dokumentiert werden. Wir können diese Aufzeichnungen anschließend buchen, abstimmen und kontrollieren.
Aber wir können keine Aufzeichnungen ersetzen, die zum erforderlichen Zeitpunkt überhaupt nicht geführt wurden.
Wer also eine elektronische Kasse ohne integrierte Kassenbuchfunktion besitzt oder sich aus Kostengründen bewusst für ein abgespecktes Modell entscheidet, braucht eine andere ordnungsgemäße Lösung, um die fehlenden Bargeldbewegungen zu dokumentieren.
Ein Beispiel dafür ist das elektronische Kassenbuch in DATEV Unternehmen online.
Denn eine TSE schützt die erfassten Vorgänge vor unbemerkten Manipulationen. Sie zeichnet aber nicht auf, was ihr niemand mitteilt.
Und damit wären wir wieder bei meiner Überschrift:
Ihre TSE weiß vielleicht alles über Ihre Einnahmen. Aber wenn bei der Kassennachschau 650.000 Euro auf dem Papier stehen und nur 400 Euro in der Schublade liegen, hilft Ihnen auch die beste TSE nicht weiter.
Dann brauchen Sie entweder ordnungsgemäße Kassenaufzeichnungen. Oder einen verdammt guten Plan, wie Sie dem Prüfer den leeren Tresor erklären.
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