E-Rechnungen: Jetzt wird es ernst … und langsam merken es auch Ihre Lieferanten

Die E-Rechnung begleitet uns nun schon eine ganze Weile. Zunächst klang das alles noch ein bisschen nach Zukunftsmusik, Übergangsfristen und „das betrifft bestimmt erst einmal die anderen“.

Wobei ich von Anfang an darauf hingewiesen habe, dass die Übergangsfristen vor allem das Versenden von E-Rechnungen betreffen. Der Empfang von E-Rechnungen ist bereits seit dem 01.01.2025 sicherzustellen.

Nun zeigt sich langsam, dass die Zukunft offenbar den Kalender gefunden hat.

Immer mehr größere Unternehmen und Lieferanten fragen inzwischen aktiv nach, wie E-Rechnungen künftig zugestellt werden sollen. Dabei tauchen Begriffe auf wie Peppol-ID, TRAFFIQX-ID oder eine besondere E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang.

Und ja, Peppol klingt beim ersten Lesen leider ein wenig wie „Popel“. Welch ein Glück, dass Akronyme immer so eingängig und selbsterklärend sind.

Aber keine Sorge, ganz so schlimm ist es nicht.

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Rechnung per E-Mail. Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die von Software verarbeitet werden können. Genau das ist der Sinn der Sache. Rechnungen sollen nicht mehr nur gelesen, heruntergeladen und irgendwo wieder hochgeladen werden, sondern möglichst direkt in die weitere Verarbeitung gelangen.

An dieser Stelle kommt die DATEV E-Rechnungsplattform beziehungsweise das DATEV E-Rechnungspostfach ins Spiel.

Ich höre Sie schon sagen: „Wie, E-Rechnungsplattform? Ich dachte, DATEV Unternehmen online?“

Ja, genau. Wer nimmt schon ein Programm, wenn es auch zwei, drei, vier oder einundsiebzig sein können?

Im Ergebnis greifen die Systeme aber ineinander. Das DATEV E-Rechnungspostfach dient als Empfangsstelle für E-Rechnungen. Von dort können die Rechnungen nach DATEV Unternehmen online weitergeleitet und dort wie gewohnt geprüft, bezahlt, freigegeben und für die Buchhaltung bereitgestellt werden.

Wenn Unternehmen online bei Ihnen noch nicht eingerichtet ist, wird es daher langsam wirklich Zeit. Es sei denn, Sie buchen Ihre Belege bereits selbst vollständig in einer anderen Lösung, zum Beispiel Lexoffice. Dann ist gesondert zu prüfen, welcher Weg für Sie sinnvoll ist.

Nach der Aktivierung des DATEV E-Rechnungspostfachs werden automatisch verschiedene Empfangsdaten erzeugt. Dazu gehören insbesondere eine Peppol-ID, eine TRAFFIQX-ID und eine spezielle E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang.

Bei der Peppol-ID gibt es allerdings noch einen kleinen Haken. Für die Registrierung wird eine eindeutige Kennung benötigt. In der Praxis ist das häufig die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Das bedeutet: Bei einigen Unternehmen muss zunächst geprüft werden, ob bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vorhanden ist oder ob diese noch beantragt werden muss. Das betrifft insbesondere auch Kleinunternehmer.

Und weil das Steuerrecht offenbar große Angst hat, dass uns langweilig wird, bringt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auch wieder zusätzliche Pflichten mit sich. Gerade für Kleinunternehmer kann das bedeuten, dass die Umsatzsteuerjahreserklärung wieder auf dem Tisch liegt.

Jippi.

Wichtig ist dabei: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer macht aus einem Kleinunternehmer nicht automatisch einen Regelbesteuerer. Sie ist aber eben auch kein hübsches Deko-Element für den Briefkopf, sondern eine steuerliche Kennnummer mit Folgen.

Wenn ein Lieferant künftig fragt, wohin er E-Rechnungen senden soll, können die entsprechenden Empfangsdaten mitgeteilt werden. Die Rechnung landet dann nicht mehr irgendwo im E-Mail-Postfach oder in einem Lieferantenportal, sondern kann direkt im DATEV E-Rechnungspostfach eingehen und von dort nach DATEV Unternehmen online weitergeleitet werden.

Aus meiner Sicht sind dabei vor allem die Zustellwege über Peppol oder TRAFFIQX sinnvoll, wenn der Lieferant diese unterstützt. Diese Wege sind für den strukturierten Rechnungsaustausch gedacht.

Die automatisch erzeugte E-Mail-Adresse des DATEV E-Rechnungspostfachs kann ebenfalls genutzt werden. In der Praxis gibt es hier aber eine kleine Besonderheit. Manche Lieferantenportale verlangen bei der Hinterlegung einer E-Mail-Adresse eine Bestätigungsmail oder einen Verifizierungslink. Da diese DATEV-Adresse kein normales, von Ihnen aktiv betreutes E-Mail-Postfach ist, kann das problematisch sein. In solchen Fällen ist diese E-Mail-Adresse eher ein technischer Ausweichkanal und nicht immer die bequemste Lösung.

Ein praktisches Beispiel aus unserer Kanzlei sind unsere eigenen Rechnungen.

Unsere Kanzleirechnungen stellen wir bereits seit 2024 als E-Rechnung zur Verfügung. Wenn Ihr DATEV E-Rechnungspostfach aktiviert ist und uns die entsprechenden Empfangsdaten vorliegen, könnten unsere Rechnungen künftig direkt dort eingehen. Sie müssten dann nicht mehr manuell heruntergeladen oder in DATEV Unternehmen online hochgeladen werden.

Genau in diese Richtung soll sich das Ganze entwickeln. Weniger Download, weniger Upload, weniger „Wo war noch gleich die Rechnung?“ und mehr direkte Verarbeitung.

Damit KI dann irgendwann die Buchhaltung ganz alleine im Sinne des Staates übernehmen kann und mein Berufsstand nur noch für die Korrekturen und Gestaltungen verantwortlich ist, die staatlich als Wahlrecht vielleicht nicht ganz als erste Wahl angesehen werden.

Auch für Ausgangsrechnungen kann die DATEV E-Rechnungsplattform interessant sein.

Wer nur sehr wenige Ausgangsrechnungen schreibt, braucht nicht zwingend eine umfangreichere Rechnungsschreibungslösung wie DATEV Auftragswesen next. Auftragswesen next kostet derzeit 7,00 € monatlich und ist für Unternehmen sinnvoll, die regelmäßig Rechnungen schreiben und entsprechende Funktionen benötigen.

Für Unternehmen mit nur wenigen Ausgangsrechnungen kann die DATEV E-Rechnungsschreibung dagegen eine schlankere und kostengünstigere Variante sein. Nach aktuellem DATEV-Preismodell ist der Rechnungsempfang über das E-Rechnungspostfach kostenfrei. Für die Rechnungsschreibung beziehungsweise den Versand gelten je nach genutztem Modul und Versandweg gesonderte Preise.

Als grobe Orientierung lässt sich sagen, dass sich die DATEV E-Rechnungsschreibung insbesondere dann anbieten kann, wenn weniger als etwa 10 Ausgangsrechnungen pro Monat geschrieben werden. Bei höherem Rechnungsaufkommen oder weitergehendem Bedarf kann Auftragswesen next die passendere Lösung sein.

Das DATEV E-Rechnungspostfach kann also künftig Ihre zentrale Empfangsstelle für E-Rechnungen werden. Lieferanten können E-Rechnungen über Peppol, TRAFFIQX oder gegebenenfalls per E-Mail zustellen. Die Rechnungen können anschließend direkt nach DATEV Unternehmen online weitergeleitet und dort weiterverarbeitet werden.

Bitte wundern Sie sich daher nicht, wenn Lieferanten künftig nach einer Peppol-ID oder TRAFFIQX-ID fragen. Das ist kein neues Hobby der IT-Abteilung, sondern Teil der Umstellung auf die E-Rechnung.

Wenn Sie das DATEV E-Rechnungspostfach nutzen möchten oder wenn ein Lieferant bereits entsprechende Empfangsdaten von Ihnen anfordert, melden Sie sich gerne bei uns. Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung und bei der Frage, welche Daten Sie an Ihre Lieferanten weitergeben sollten.

Am Ende soll durch die E-Rechnung vieles einfacher werden.

Solange Sie es also noch als kompliziert empfinden, kann es noch nicht das Ende sein.

Mit freundlichen Grüßen

Ihre Steuerkanzlei Himme