Kleines Trinkgeld, große Steuerfrage – wenn das Kartenterminal plötzlich mitverdienen möchte

Früher war die Sache mit dem Trinkgeld irgendwie einfacher: Im Restaurant bekam der Kellner ein paar Münzen in die Hand gedrückt, beim Friseur wanderte ein Scheinchen über den Tresen und zu Weihnachten bekam vielleicht noch der Postbote eine kleine Aufmerksamkeit.

Heute dagegen steht man vor einem Kartenterminal, möchte eigentlich nur bezahlen – und plötzlich fragt einen das Gerät nicht mehr, ob man Trinkgeld geben möchte, sondern nur noch: Wie viel darf es denn sein?

5 %, 10 %, 15 % – oder vielleicht gleich noch ein kleiner Zuschuss zur Rettung der Welt?

Und genau da stellt sich eine durchaus wichtige Frage:

Wie wird Trinkgeld eigentlich steuerlich behandelt?

Die gute Nachricht zuerst: Wenn Ihnen dieser Beitrag gefällt, dürfen Sie mir selbstverständlich gerne ein Trinkgeld dalassen.

Die für mich weniger gute Nachricht: Da ich ziemlich eindeutig selbständig bin – ich habe es mehrfach geprüft, es sieht ernst aus –, wäre dieses Trinkgeld bei mir leider keine steuerfreie kleine Aufmerksamkeit. Es wäre eine Betriebseinnahme. Es stünde im Zusammenhang mit meiner beruflichen Leistung und müsste daher einkommensteuerlich berücksichtigt werden. Und weil das Steuerrecht ungern halbe Sachen macht, wäre bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen regelmäßig auch die Umsatzsteuer ein Thema.

Das gilt nicht nur für Steuerberaterinnen mit Hang zu Rundschreiben, sondern grundsätzlich für alle Selbständigen und Unternehmer: Trinkgeld ist nicht automatisch steuerfrei. Steuerfrei kann es insbesondere für Arbeitnehmer sein – nicht für den Betriebsinhaber selbst.

Bei Arbeitnehmern sieht es deutlich freundlicher aus. Erhält zum Beispiel eine angestellte Servicekraft, Friseurin oder Auslieferungsfahrerin ein echtes Trinkgeld von einem Kunden, kann dieses steuerfrei sein. Voraussetzung ist insbesondere, dass das Trinkgeld freiwillig, ohne Rechtsanspruch und zusätzlich zum eigentlich geschuldeten Preis gezahlt wird.

Kurz gesagt:Der Kunde sagt freiwillig „Danke“ – und nicht das Kassensystem sagt „Jetzt aber!“

Und damit sind wir beim modernen Lieblingsproblem: dem Trinkgeld per Kartenzahlung.

Denn wenn Trinkgelder nicht mehr bar direkt in die Hand gegeben werden, sondern über das Kartenterminal laufen, wird die Sache buchhalterisch etwas weniger romantisch und etwas mehr: „Bitte reichen Sie hierzu eine nachvollziehbare Dokumentation ein.“

Entscheidend ist dann, ob klar erkennbar ist, für wen das Trinkgeld bestimmt ist, wem es zusteht und ob es auch entsprechend ausgezahlt wird.

Wird beim Bezahlen eindeutig ausgewählt, dass das Trinkgeld an eine bestimmte Mitarbeiterin oder einen bestimmten Mitarbeiter geht, und wird dies sauber dokumentiert, ist das schon einmal eine sehr gute Ausgangslage.

Ein Trinkgeldpool kann ebenfalls funktionieren – aber nicht als steuerliche Wundertüte.

Nicht ausreichend ist: „Wir sammeln erst einmal alles ein und am Monatsende entscheidet der Chef nach Gefühl, wer wie viel bekommt.“

Denn wenn der Arbeitgeber frei nach Gutdünken entscheiden kann, wer welchen Anteil am Trinkgeld erhält, wird es kritisch. Dann kann aus dem steuerfreien Trinkgeld schnell steuerpflichtiger Arbeitslohn werden.

Ein Trinkgeldpool braucht deshalb klare Regeln:

Wer gehört zum Pool?Nach welchem Schlüssel wird verteilt? Haben alle Personen im Pool Gästekontakt und damit eine persönliche Beziehung zu den Gästen? Wann wird ausgezahlt? Wie werden Eingang und Auszahlung dokumentiert? Und wie wird sichergestellt, dass das Trinkgeld nicht beim Betriebsinhaber landet?

Oder kürzer gesagt: Ein Trinkgeld darf spontan gegeben werden. Die Verteilung sollte es nicht sein.

Und jetzt kommt sie, meine persönliche Lieblingsstelle in diesem Rundschreiben: die Verfahrensdokumentation.

Ja, Sie haben richtig gelesen. Selbst beim Trinkgeld kann eine Verfahrensdokumentation plötzlich der heimliche Star der Veranstaltung werden.

Gerade bei Betrieben mit Barkasse, Registrierkasse oder Kartenzahlungen ist eine Verfahrensdokumentation ohnehin ein Thema. Die Abläufe rund um Kasse, Zahlungswege, Verantwortlichkeiten und Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar sein. Wenn man also ohnehin beschreiben muss, wie die Kasse funktioniert, wie Bargeld behandelt wird und wie EC- oder Kartenzahlungen verarbeitet werden, dann kann man die Trinkgeldabläufe direkt mit aufnehmen.

Mit anderen Worten: Die Trinkgelddokumentation ist im Idealfall kein zusätzlicher Bürokratieberg, sondern ein kostenloses Abfallprodukt einer Verfahrensdokumentation, die man bei Kassenbetrieben sowieso braucht.

Und das ist doch schön: Wenn uns die Finanzverwaltung schon Bürokratie schenkt, wollen wir wenigstens noch etwas Nützliches daraus basteln.

Wie bleibt das Trinkgeld also möglichst steuerfrei?

Am einfachsten klassisch: Der Kunde gibt das Trinkgeld bar, freiwillig und direkt an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter.

Modern geht es auch: Das Trinkgeld wird per Kartenzahlung gegeben, aber im System eindeutig einer bestimmten Person oder einem klar geregelten Trinkgeldpool zugeordnet.

Und wenn es über einen Pool läuft, braucht es feste Regeln und eine saubere Dokumentation. Keine Trinkgeld-Lotterie, keine Chef-Gnade, kein „wir gucken am Monatsende mal“.

Fazit: Trinkgeld für Arbeitnehmer kann steuerfrei sein. Trinkgeld für Selbständige ist steuerpflichtig. Trinkgeld per Kartenzahlung ist möglich – braucht aber klare Zuordnung, klare Regeln und eine saubere Dokumentation.

Wenn Sie also Kartentrinkgelder annehmen oder einführen möchten, schauen wir uns gerne gemeinsam an, ob Ihr Ablauf steuerlich sauber ist. Ich helfe Ihnen dabei, die Trinkgeldregelung passend in Ihre Verfahrensdokumentation aufzunehmen.

Damit das Trinkgeld möglichst dort bleibt, wo es hingehört: bei Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – und nicht versehentlich in der nächsten Lohnsteuerprüfung.