Neon ohne Schild: Warum der Bewirtungsbeleg heute wichtiger ist denn je

Heute möchte ich mich einem Thema zuwenden, das eigentlich nicht der Rede wert ist: dem Bewirtungsbeleg.

Jede*r Selbstständige weiß: Bewirtungskosten können – soweit sie betrieblich veranlasst sind – als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Der Abzug erfolgt in der Umsatzsteuer vollständig. Bei Einkommen- und Körperschaftsteuer können jedoch nur 70 % berücksichtigt werden, weil der Inhaber oder die Geschäftsführerin ja auch privat essen müsste – dieser Anteil wird daher herausgerechnet. Bis 250 € reicht ein einfacher Bewirtungsbeleg; ab 250 € ist eine ordnungsgemäße Rechnung notwendig.

Soweit, so gut. Um die Bewirtung als Betriebsausgabe anzusetzen, musste man den Bewirtungsbeleg schon immer ausfüllen. Auf dem Beleg sind die bewirteten Personen sowie der Anlass der Bewirtung anzugeben. Ein Dauerbrenner in der Betriebsprüfung war daher stets der Blick in die Bewirtungsbelege. In der längst vergessenen Zeit der Papierunterlagen bekamen Sie diese nicht selten mit gelben Zetteln zurück, die zur nachträglichen Ergänzung aufforderten. Manchmal kamen die Akten aus der Prüfung ins Büro zurück – mitsamt gelbem Zettel. Ein Neonleuchtschild für „falsch oder nicht ausgefüllt“ wäre kaum auffälliger gewesen.

Heute, in der schönen neuen, digitalen Zeit, hat sich dieses Problem eher verschärft. Das Neonschild ist dank Beleglink gar nicht mehr nötig: Die Betriebsprüfung kann einfach das Konto „Bewirtungen“ aufrufen und bekommt alle Belege auf dem Silbertablett. Ein digitales „Nacharbeiten“ ist quasi nicht mehr möglich.

Darum meine große Bitte an Sie: Achten Sie darauf, die Bewirtungsbelege vor dem Digitalisieren vollständig auszufüllen. Nachträgliche Korrekturen sind sonst immer sichtbar. Anderenfalls ist eine steuerliche Berücksichtigung regelmäßig nicht möglich. Ein kleiner Schritt für die Bewirtenden, aber ein großer Schritt für die digitale Buchhaltung!

Vielen Dank.