🌐 E-Rechnungen – Jetzt wird's ernst (aber nicht panisch)

Liebe Mandantinnen und Mandanten,

in letzter Zeit ploppen bei vielen von Ihnen plötzlich Warnmeldungen im Buchhaltungsprogramm auf wie:  „Diese Rechnung entspricht nicht dem E-Rechnungsformat EN 16931“ oder „Dieses Dokument sollte abgewiesen werden“.  Ja, die Programme meinen es ernst – und nein, das Finanzamt steht noch nicht mit dem roten Stift vor Ihrer Tür 😉.

💡 Was ist los?

Die Umstellung auf E-Rechnungen nimmt an Fahrt auf – und viele Softwareanbieter reagieren vorauseilend nervös. Aktuell bekommen z. B. Rechnungen im alten ZUGFeRD 1-Format den Stempel „veraltet“ aufgedrückt, da sie nicht der Norm EN 16931 entsprechen. Richtig ist: Diese Formate werden künftig nicht mehr steuerlich anerkannt – aber eben künftig.

🧘‍♀️ Die gute Nachricht zuerst

:- Bis Ende 2027 können die meisten Unternehmen ganz legal noch "klassisch" Rechnungen schreiben (PDF, Handgeschrieben, Papyrus, was auch immer, solange es nicht einem Officeprogramm entspringt).

- Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft auch nur den B2B-Bereich.

- Solange Ihr Lieferant technisch noch keine E-Rechnungen schreiben kann und zum begünstigten Kreis gehört, ist Ihr Vorsteuerabzug nicht in Gefahr.

Also: tief durchatmen, Kaffee trinken, nichts überstürzen.

⚠️ Und dann?

Ab dem Zeitpunkt, an dem der Gesetzgeber endgültig das Pflichtformat durchsetzt (also: strukturiert, elektronisch, EN16931-konform), wird's ernst:  Dann kann der Vorsteuerabzug tatsächlich versagt werden, wenn Rechnungen nicht im richtigen Format vorliegen.

📎 Wichtig für Ihre Buchhaltung:

E-Rechnungen müssen unverändert in die Buchhaltung übernommen werden. Kein "Speichern unter", kein „Kopieren in PDF“, kein „Screenshot ins Excel kleben“.

Deshalb meine dringende Empfehlung: 

Steigen Sie jetzt auf eine Plattform wie DATEV Unternehmen Online oder ein vergleichbares System um. Das erleichtert nicht nur die Umstellung, sondern macht auch den Buchhaltungsalltag deutlich entspannter. Ich berate Sie hierzu gerne – natürlich ganz analog oder digital, wie Sie möchten!

🤓 Und was ist mit der IST-Versteuerung?

Auch das wird künftig mit in den E-Rechnungsprozess eingebunden – die Programme werden an geeigneter Stelle (automatisch) darauf hinweisen müssen, ob die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten erfolgt.

📞 Fragen? Unsicher? Umstiegsfrust?

  Ich bin wie immer für Sie da – auch wenn das Thema manchmal zum 🤯 ist.

Herzliche Grüße, 

Jeannine Himme